Simpan Dokumen dengan Aman dalam Google Document

Beberapa waktu yang lalu sahabat datang beserta keluhan bahwa semua datanya rusak, termasuk file berbentuk Microsoft Word diserang virus sebagai akibatnya tidak bisa dibuka. Sadisnya lagi, semua softcopy data skripsinya habis dimakan virus & tidak bisa dibuka, akhirnya dia wajib mengulang kembali mengetik semuanya dari awal.

Kejadian seperti yang dialami temanku di atas bisa terjadi kapan pun tanpa bisa kita prediksi sebab kita tidak tahu cara virus yang berkembang biak semakin sophisticated, kecuali kita memang bekerja beserta sangat "aman", tidak mengunduh asal-asalan & memakai anti virus super sophisticated berbayar.

Jadi, galat satu tips aman untuk mengakali kemungkinan terburuk tersebut, rajin-rajinlah untuk selalu menghasilkan back up semua data, apalagi data-data yang sangat krusial. Back up data bisa dilakukan beserta secara bersiklus membakar (burn) semua data yang ingin kita lindungi. Tetapi cara ini kurang praktis & mahal, butuh waktu & memerlukan software software tambahan.

Selain itu, kita jua bisa memakai blog untuk sekedar back up data. Kelebihannya sangat tidak terbatas, praktis, & murah tetapi punya kelemahan, privasi data kita sangat rentan, bahkan tidak terdapat yang namanya privasi, alias "telanjang". Apalagi untuk data-data pribadi yang sangat krusial, media ini bukanlah pilihan yang tepat.

Soal persoalan keamanan di internet, kita masih punya pilihan store data dibeberapa situs beserta member premium. Kita bisa menyimpan dokumen (data Ms Office), musik, & video beserta kapasitas puluhan giga, tetapi beserta syarat  berbayar, alias tidak perdeo.

Ada cara mudah, praktis, & tentu saja perdeo, dan keamanan maksimal untuk back up data berbentuk dokumen Ms Office, yaitu beserta memakai Google Document atau acapkali disingkat beserta Google Docs. Caranya sangat mudah, yang perlu kita miliki artinya akun email dari Gmail, maka secara otomatis akan terintegrasi beserta Google Docs ini.

Aika email kita sudah aktif, maka prosesnya bisa pribadi segera dimulai. Kita bisa pribadi klik "Document" di hidangan bar google.com atau pribadi ke alamatnya di docs.google.com. Setelah masuk kita akan diberi beberapa pilihan setting & tour untuk memakai Google Docs ini.

[caption id="attachment_163086" align="aligncenter" width="648" caption="Tinggal klik "][/caption]

Kita bisa pribadi memakai software ini beserta mengunggah data-data atau dokumen-dokumen yang ingin kita simpan. Cara sangat mudah, dokumen yang ingin kita simpan pribadi saja di drag dari foldernya ke Google Docs (pribadi di Home atau buat folder sendiri), maka secara otomastis file tersebut akan disimpan.

Sebelumnya akan timbul notifikasi apakah kita ingin menyimpannya tetap dalam bentuk Ms Word (apabila file asalnya berbentuk MS Word) atau format Google Docs. Tetapi apabila tidak ingin repot format dokumen kita berubah, maka sebaiknya tidak perlu membagikan membuktikan centang. Maka ketika kita mengunduh dokumen tersebut, akan persis sama seperti format awal yang kita buat.

[caption id="attachment_163089" align="aligncenter" width="665" caption="Notifikasi sebelum proses pengunggahan"]

[/caption]

Setelah kita klik start upload, maka akan timbul kotak proses pengunggahan. Aika proses telah selesai & berhasil maka akan timbul notifikasi "uploaded". Kita pribadi bisa melihat dokumen tersebut di bagian Home. Aika ingin mengecek dokumen tadi, tinggal diklik namanya, pribadi di-review di dalam tab baru dalam format Google Docs.

[caption id="attachment_163113" align="aligncenter" width="630" caption="Kotak proses pengunggahan & sisa memori"]

[/caption]

Pada kotak ini jua kita bisa melihat kapasitas memori yang tersisa. Google Docs membagikan 1,024 Giga  kapasitas maksimal penyimpanan data. Kapasitas ini termasuk sudah sangat akbar untuk penyimpanan dokumen. Aika dihitung-hitung, novel Stephen King "Under The Dome" yang berhalaman 813 Ms Word hanya berukuran 1,16 MB. Maka kalau dikalikan, store Google Docs ini bisa menyimpan 813.000 halaman Ms Word atau 125.000 buah item dokumen. Sangat poly bukan.

Aika memang store ini tetap masih kurang, maka solusinya artinya menghasilkan akun email Gmail baru. Kita bisa dapat 1 G kawasan penyimpanan data lagi.

Soal persoalan keamanan, Google Docs, protesis Google tidak perlu diragukan lagi. Penyimpanan ini seaman email kita di Gmail. Ketika saya menyarankan ini kepada sahabat, mereka sedikit ragu & khawatir sebab apabila data mereka diunggah ke internet, maka orang lain dapat beserta mudah mengaksesnya.

[caption id="attachment_163114" align="aligncenter" width="665" caption="Klik kotak biru "]

[/caption]

Tidak perlu takut, sebab kita bisa mengarah sendiri bentuk privasi yang kita inginkan. Untuk pengamanan maksimal pilihlah "Private", maka hanya kita sendiri yang bisa dokumen tersebut. Caranya mudah, klik dokumen yang kita pilih. Setelah terbuka, klik kotak biru "Share" di pojok kanan atas. Akan timbul kotak "Sharing Setting".

Aika ingin mengubahnya, klik "Change" kemudian pilih diantara 3 opsi. Untuk keamanan maksimal, pilih "Private" kemudia "Save". Dokumen kita kan terjaga keamanannya selama email kita tidak dibobol orang lain.

Google docs ini memiliki fitur yang mirip beserta Microsoft Office. Jadi, selain kawasan meyimpan data, kita jua bisa memakai Google Docs ini sama seperti Microsoft Office. Kita bisa menghasilkan dokumen presentasi berbentuk PPT, olah data berbentuk excel, & pengetikan biasa beserta format Ms Word, dll. Oleh sebab itu sangat membantu pekerjaan yang berhubungan beserta Microsoft Office.

[caption id="attachment_163122" align="aligncenter" width="642" caption="PPT dalam Google Docs"]

[/caption]

Bagiku sendiri, seluruh dokumen yang berbentuk word, PPT, & excel telah diunggah ke Google Docs ini. Sebagai bentuk  jaga-jaga apabila hal yang tidak diinginkan terjadi, mumpung perdeo. Semoga bermanfaat & selamat mencoba...

Related Posts:

Tweet